収入証明書ってどれ?これでもう迷わない書類の種類と発行場所!

知らないことの多い収入証明書!再発行の方法や有効期限について

「収入証明書ってどんな書類?」

「そもそもどこに行ってもらえばいいの?」

収入証明書は、カードローンの申込みや賃貸の入居審査など、さまざまな場面で必要になる書類です。

たとえばカードローンの審査では、50万円を超えるの借入れ希望額の場合に収入証明書の提出を求められます。

事前にしっかり準備しておこうと思っても、具体的にどんな書類を用意すればいいのか分からないから迷いますよね。

そこで今回は、収入証明書に関する知識と情報をわかりやすく解説していきます。

そもそも収入証明書とは?

収入証明書は「その人にどれだけの収入があるかを証明する書類」のことです。

といっても、「収入証明書」という名前の書類が実際にあるわけではなく、以下のような種類の書類のことを指しています。

収入証明書にあたる書類と特徴について確認してみましょう。

【収入証明書の種類と特徴一覧】
収入証明書 特徴
源泉徴収票 1年間の給料と税金額が載っている
給与明細書 支払われた給料の詳細が書かれいる
住民税決定通知書 支払う住民税が書かれている
納税通知書 地方税の税額がかかれている
確定申告書 1年間の所得をまとめた書類
支払い調書 1年間の給料と税金額が載った書類
所得証明書 前年の所得額が記載されている書類
年金証書 年金受給を証明する書類
年金通知書 年金支払額を通知する書類

このように、「その人が1年間で得たお金の合計額(所得)」や「支払う必要のある税金額」が書かれている書類であれば、収入証明書として使えるのです。

収入証明書を求められたら、これらの書類のいずれかを提出すれば問題ないというわけです。

ただし、収入証明書は最新のものを準備して提出することが必要なので、注意しなければなりません。

収入を確認したい人からすれば、数年前の収入証明書を出されたところで、今の収入がどうなっているのか把握できないからですね。

また、それぞれの書類は発行される時期が決まっています。以下のタイミングでもらえるため、受け取ったら大切に保管しておきましょう。

【収入証明書の発行時期】
収入証明書 発行される時期
源泉徴収票 一般的には毎年12月
給与明細書 勤め先による。一般的に毎月1回の給料日
住民税決定通知書 毎年5~6月頃。会社を通して渡される
納税通知書 毎年5~6月頃。各市区町村から郵送
確定申告書 毎年1~3月頃提出
支払い調書 時期は決まっていない
所得証明書 一般的には5~6月頃
年金証書 年金受取の手続き終了から約1~2ヶ月後
年金通知書 毎年6月頃
賞与のある方は、賞与明細も一緒に提出する必要あり

ほとんどの収入証明書が年に1度の発行なので、誤って処分してしまったという方もいますよね。

収入証明書として扱われる書類の多くは、再発行してもらうことが可能です。

収入証明書の再発行をするには?

ではどこでどのようにして収入証明書を再発行してもらうのか、場所別に手順を解説していきます。

収入証明書類の発行依頼先と手続き方法は、以下のようになっています。

【収入証明書の再発行早見表】
収入証明書 再発行の場所 手続き方法
  • 源泉徴収票
  • 給与明細書
  • 支払調書
  • 現在の勤務先
  • 以前の勤務先
会社に依頼する
  • 住民税決定通知書
  • 納税通知書
  • 所得証明書
市町村役場 市町村の窓口
  • 確定申告書
税務署 必要書類を申請
  • 年金証書
  • 年金通知書
  • 年金事務所
  • 年金相談センター
申請書類を提出

源泉徴収票と給与明細書

源泉徴収票・給与明細書再発行のポイント
  • 職場に再発行を依頼する
  • 会社によるが、数日後に発行してもらえる
  • 給与明細は、直近2ヶ月分用意しておきたい

源泉徴収票と給与明細書は、職場にお願いして再発行してもらいます。

源泉徴収票が必要になったときに、「源泉徴収票の再発行をお願いします」と会社に伝えるだけで手続き完了です。

その後数日待てば会社から源泉徴収票があなたの元に届けられるでしょう。

ただし源泉徴収票と給与明細で注意していただきたいのが、明細の枚数です。

金融業者に収入証明書として給与明細書を提出するとき、多くが申込みをした日から直近2ヶ月分の給与明細を用意することになります。

そのため、1ヶ月分の給与明細だけじゃ書類不備になってしまうこともあるので、あらかじめ何枚の収入証明書が必要なのか確認しておきましょう。

支払調書

支払調書再発行のポイント
  • 勤務先に再発行を依頼する
  • 発行義務がないため、自分から申し出ること

支払調書もまた、勤務先に再発行してもらうことが可能です。

フリーランスや副業をして働いている人の収入金額が書かれている書類なのですが、じつは支払調書は会社が用意しなければならないものではありません。

待っていても自然に発行されないのです。

そのため支払い調書が必要な場合は、会社に支払調書を用意してもらうようにお願いすることになります。

住民税決定通知書・納税通知書・所得証明書

住民税決定通知書・納税通知書・所得証明書再発行のポイント
  • 市町村の役所で再発行を依頼
  • 窓口で書類を提出する
  • 本人確認書類と300円が必要

お住いの市役所など役場で発行してもらうことができる書類です。

お住い付近の役場の窓口に行き、再発行に必要な書類に記入して提出してください。

再発行手続きの書類を提出するときには、運転免許証マイナンバーカードパスポート健康保険証などの本人確認書類が必要になるので事前に準備しておかないと、発行してもらえないことがあります。

また、これらの書類は発行手数料が1件300円かかることもあらかじめ理解しておきましょう。

ただし、市区町村役場での書類の再発行は、自分がどうしても忙しいときはほかの人に頼むこともできます。

そのときは「委任状」を用意して再発行手続きを進めてもらいましょう。

確定申告書

確定申告書再発行のポイント
  • 税務署にて再発行手続きをする
  • 再発行には本人確認書類・住民票・300円が必要

フリーランスでお仕事をされている方は、確定申告書を税務署で用意してもらう必要があります。

確定申告をする期間(主に2~3月の間)に手続きを済ませ、しっかり提出していないと発行してもらうことはできませんので注意しましょう。

確定申告提出時、控えに受付印を押してもらっていれば、収入証明書として扱われます。

受付印が入っていないと、収入証明書として認めてもらえないのでご注意を。

もし控えを無くしてしまっているのなら、国税庁のホームページから申請に必要な書類を用意して、近くの税務署に行くか郵送で手続きを行うことが可能です。

確定申告書を再発行するときには、必要書類のほかに本人確認書類、住民票、手数料300円も必要になるので忘れずに準備してくださいね。

年金証書・年金通知書

年金証書・年金通知書再発行のポイント
  • 再交付申請書を年金事務所に申請する
  • 申請書は専用ダイヤルで郵送も可能
  • 年金担保融資をしている場合、年金証書の再発行不可

年金証書、年金通知書は年金事務所、年金相談センターで再発行することができます。

再交付申請書という、再発行に必要な書類に必要事項を記入して再発行してもらうのです。

再交付申請書は、ねんきんダイヤルという年金に関する相談窓口に電話して郵送してもらうこともできますよ。

しかし注意したいのが、年金を担保にして金融機関からお金をすでに借りている場合です。

すでに年金証書を借りているところに預けているので、再発行ができなくなっています。

収入証明書が必要な時はいつ?

収入証明書は、自分の収入を証明するためにさまざまな状況で求められることがあります。

ここで、収入証明書の提出が求められることの多い4つのタイミングについて解説します。

当てはまるものがある場合は、ついでにその分の収入証明書も再発行しておくとよいでしょう。

収入証明書が必要なタイミング
  1. カードローンやキャッシングの審査
  2. 住宅ローンやマイカーローンを組むとき
  3. 公営住宅・賃貸住宅に引っ越したいとき
  4. 県や市から補助を受けている保育園の入園

カードローンやキャッシングの審査

カードローンやクレジットカードのキャッシングでお金を借りるとき、収入証明書が必要なケースと必要にならないケースがあります。

基本的には、借入希望額が50万円超えで申し込んだときに、「収入証明書も提出してください」と求められることが多いです。

なぜ50万円というと、お金を貸す業者に適用される法律(貸金業法)に、ルールとして定められているからなのです。

ローン会社は審査のとき収入証明書を確認して、申込者の返済能力をしっかりと確認しています。

そのため、収入証明書は給与明細よりも、年収がハッキリとわかる源泉徴収票を優先して提出するのがよいでしょう。

反対に、借入希望額が50万円以下で申し込んだ場合、収入証明書の提出が求められないケースが多いです。

「収入証明書がすぐに用意できないけどお金を借りたい」という人は、50万円以下の希望額で申し込むのがよいでしょう。

例外で収入証明書の提出が必要な場合も

ただし、カードローンやキャッシングの場合、借入希望額が50万円以下なら基本的に収入証明書の提出を求められません。

しかし、一部例外として以下のケースの場合、収入証明書が必要になることがあります。

例外として収入証明書が必要なケース
  • すでに他社の借入があり、合計額が100万を超える場合
  • 利用限度額を増額する場合
  • 自営業の人が申し込んだ場合
  • 申込内容に不自然な点があった場合

あくまで収入証明書不要になるのは、法律による義務ではないというだけで、ローン会社の判断で収入証明書が求められる可能性も十分あります。

そのため、カードローン等に申し込む際は、たとえ50万円以下の借入希望額でも、一応収入証明書の用意をしておくと安心できますね。

住宅ローンやマイカーローンを組むとき

カードローンだけでなく、住宅ローンやマイカーローンなど、大きな買い物をするときでも収入証明書が必要になります。

住宅ローンやマイカーローンの審査では、将来的に長い間支払いを続けられるかどうかをチェックされます。

そのため、実際にローンを組む際は安定した収入が必要不可欠でしょう。

公営住宅・賃貸住宅に引っ越したいとき

都道府県または市町村が運営している低所得者向けの賃貸住宅が公営住宅です。

公営住宅に入居を希望している人も、月々の賃料を決めるために収入証明書を用意する必要があります。

また、賃貸住宅の入居審査をおこなう際も、収入証明書が必要になってきます。

収入がしっかりあると証明できるよう、事前に用意しておきましょう。

保育園の入園に必要なときもある

保育園のなかには、県や市から補助を受けて運営しているものがあります。

あなたが県や市から補助を受けている保育園を利用する場合、利用料をあなたの収入から計算して決めています。

そのため収入証明書の提出を求められることがあるのです。

ただ、保育園の場合場合は少し特殊で、個人の収入だけでなく世帯あたりの収入が審査の対象となります。

つまり、配偶者や同居している人の収入証明書も必要になるということですね。

また、入園時だけでなく毎年収入証明書の提出が必要になる自治体もあります。

自分の子どもに通わせたい保育園はどうなのか、事前に確認するとよいでしょう。

キャッシングの収入証明書の有効期限は3年

カードローンやキャッシングで提出した収入証明書は、ずっと有効なものではありません。

収入証明書の発行日から「3年」という有効期限があります。

これは、貸金業法で定められている法律なので、必ず収入証明書の更新が求められるでしょう。

3年以上経った収入証明書の内容だと「ほんとにここに書かれてる金額だけ稼いでるの?」と疑われてしまいます。

また、ローン会社から求められているにもかかわらず、収入証明書の提出をおこたってしまうと、借入限度額などに悪影響をおよぼす可能性があります。

場合によってはローンの解約になるかもしれません。そのため、収入証明書の再提出は必ずおこないましょう。

まとめ:収入証明書はあらかじめ準備しよう

収入証明書は自分の年収がどれくらいなのかを証明するための重要な書類です。

とくに今必要でなくても、せめて直近の給与明細だけでも準備しておくと安心できるでしょう。

なぜなら、もし急に収入証明書が必要になったとき、「会社や市役所が休みで、収入証明書を発行できない」となっては遅いからです。

また、収入証明書の種類によって、再発行を申し込む場所や手続き方法が違います。

空いている時間を見つけて、手早く再発行できるよう準備しておきましょう。

【収入証明書の再発行早見表】
収入証明書 再発行の場所 手続き方法
  • 源泉徴収票
  • 給与明細書
  • 支払調書
  • 現在の勤務先
  • 以前の勤務先
会社に依頼する
  • 住民税決定通知書
  • 納税通知書
  • 所得証明書
市町村役場 市町村の窓口
  • 確定申告書
税務署 必要書類を申請
  • 年金証書
  • 年金通知書
  • 年金事務所
  • 年金相談センター
申請書類を提出